La rupture de stock est définie comme l’incapacité d’une entreprise à satisfaire une certaine quantité de demande d’un client, en raison de l’absence de cette marchandise dans le stock de l’entrepôt.
La rupture de stock est l’un des problèmes que peut avoir à affronter une entreprise dans sa chaîne logistique ou supply chain. Elle peut avoir son origine dans une mauvaise planification interne ou pour des raisons indépendantes de l’entreprise et complexes à prévoir.
Il s’agit d’un grave problème pour les entreprises, plus encore dans cette période d’instabilité qui, mis à part le fait qu’elle représente une perte économique (les commandes non servies), a également des conséquences négatives sur l’image de l’entreprise et la fidélisation des clients.
C’est pourquoi nous allons analyser ci-dessous les motifs habituels pour lesquels se produisent les ruptures de stock dans un entrepôt, ainsi que leurs conséquences, et nous expliquerons en détail quelles sont les bonnes pratiques qui doivent être mises en œuvre afin d’éviter ou de minimiser le risque que cette rupture de stock ne se produise.
Motifs les plus communs des ruptures de stock dans un entrepôt
Les raisons d’une rupture de stock peuvent être très diverses, étant donné qu’elle peut être le fruit d’aspects internes de l’entrepôt ou de l’entreprise, qui auraient pu être mieux planifiés, ou d’aspects externes, qui sont indépendants de la volonté de l’entreprise.
Parmi les motifs les plus habituels, nous trouvons les suivants :
Croissance imprévisible de la demande
Il s’agit d’une situation pratiquement impossible à prévoir, étant donné qu’elle est due à des oscillations soudaines dans la demande, générées par des changements au sein de la société ou dans le marché. La croissance imprévisible de la demande des produits sanitaires et d’hygiène avec la pandémie globale en est un bon exemple.
Un autre bon exemple en est la rupture de stock due au succès inespéré d’un produit concret, ou la croissance inespérée des ventes de produits dont la matière première a vu son prix s’envoler et que les clients ont décidé de faire provision en profitant du prix de vente actuel. Dans ces cas-là, il est très difficile d’éviter les ruptures de stock dans l’entrepôt.
Erreur interne dans l’estimation de la demande
Dans ce cas, nous nous centrons sur la responsabilité et la capacité du service logistique de l’entreprise pour planifier et estimer correctement la demande qui se produira à l’avenir.
Sur la base des données des années précédentes, et des outils statistiques et d’estimation, il convient de définir un plan qui puisse éviter la rupture de stock dans l’entrepôt, avec la définition correcte du stock de sécurité et du point de commande de chaque marchandise. Il faudra mettre l’accent sur les produits avec une plus forte rotation dans l’entrepôt.
Les erreurs dans cette planification peuvent donner lieu à des ruptures de stock temporaires, ou prolongées dans le temps si ces erreurs ne sont pas corrigées.
Manque de communication entre les différents services de l’entreprise
Comme dans d’autres aspects de l’entreprise, la communication entre les différents services de l’entreprise est fondamentale, dans ce cas en vue d’éviter toute rupture de stock. Le service de logistique sera le département central sur lequel devra s’articuler la communication avec le reste des départements.
Bien que la rupture de stock soit également commune suite à un mauvais flux d’information entre le service commercial ou des ventes et le service des achats, lorsqu’on clôture les premières commandes des unités excessives d’une marchandise, sans que leur achat ait été confirmé au préalable.
Problèmes dans les phases préalables de la chaîne logistique
La chaîne logistique ou supply chain est un tissu complexe de différentes entreprises et différentes phases, dans lesquelles tout problème dans une étape préalable répercute directement sur les suivantes.
La rupture de stock dans l’entrepôt peut être due à des problèmes dans la phase initiale d’approvisionnement de la matière première, défaillances sur la chaîne de production de la marchandise ou problèmes dans le transport de la marchandise depuis le point de fabrication jusqu’à l’entrepôt.
Non-respects des fournisseurs
Il peut s’avérer que, même avec une planification parfaite de la demande, et avec une communication interne entre les différents services, nous souffrions une rupture de stock à cause d’un non-respect des fournisseurs.
Il peut s’agir de non-respects autour des délais de livraison (retard)et également autour des quantités accordées (moins d’unités fournies).
Mauvais choix de la méthode de gestion des stocks dans l’entrepôt
Cela est surtout le cas des méthodes de gestion des stocks qui, de par leur ambition d’optimisation et de réduction du stock en entrepôt, présentent plus de risque de subir une rupture de stock, comme la méthode Just in Time ou Stock Zéro.
L’avantage de ces méthodes est qu’elles présentent une grande réduction dans les coûts de stockage et de manutention, mais les risques de rupture de stock face au moindre déséquilibre dans la planification sont très élevés.
Erreurs internes dans la gestion des stocks
Au cours du comptage des stocks, il peut se produire des erreurs humaines ou informatiques qui faussent les données concernant la marchandise stockée et finissent par entraîner une rupture de stock.
L’importance du stock de sécurité et du point de commande
Les termes de stock de sécurité et de point de commande ou de réapprovisionnement (ROP), sont en rapport étroit avec la rupture de stock. En effet, une évaluation correcte de ces deux concepts empêchera en grande mesure que cette rupture ne se produise.
D’un côté, le stock de sécurité est la quantité de marchandise qu’il faut conserver en stock pour pouvoir couvrir les potentielles variations non programmées dans la demande ou dans l’approvisionnement des commandes, et éviter ainsi la rupture de stock.
Alors que le point de réapprovisionnement ou point de commande fait référence au niveau limite de stock, qui nous indique qu’une nouvelle commande doit être passée afin d’éviter des ruptures de stock.
Conséquences et risques importants d’une rupture de stock en entrepôt
Il ne fait aucun doute qu’une rupture de stock est un problème grave pour une entreprise, mais au-delà des pertes évidentes, il y a d’autres conséquences secondaires qui affecteront négativement l’entreprise.
Voici les principaux risques et problèmes dérivés d’une rupture de stock dans l’entrepôt ou dans le centre de distribution de l’entreprise :
Perte de ventes
La conséquence la plus directe et la plus claire est la perte des ventes non réalisées car on ne dispose simplement pas du produit demandé. À court terme, il peut s’agir du problème principal, étant donné que cela affectera directement la stabilité économique de l’entreprise.
Possibles pertes pour compensations de commandes engagées
Si la rupture de stock dans l’entrepôt empêche l’entreprise d’honorer les commandes déjà engagées, il est probable que, en plus de la perte engendrées par les ventes non réalisées, elle devra assumer un coût extra en guise d’indemnisation ou de compensation pour le client en raison du non-respect de ce qui avait été accordé.
S’il s’avère que la rupture du stock est solutionnée et que la commande arrive avec du retard, il est possible qu’il faille également compenser le client.
Satisfaction du client et pertes éventuelles
Dans le moyen terme, le problème le plus grave qui peut surgir d’une rupture de stock est la perte de confiance et de satisfaction des clients.
Si l’entreprise est incapable de satisfaire la demande du client, celui-ci se verra obligé de chercher le produit chez une entreprise de la concurrence, et s’il est satisfait, cela peut aboutir à la perte définitive d’un client.
La rupture de stock implique donc des pertes économiques dans le présent, mais aussi potentiellement des pertes futures.
Préjudice pour la crédibilité et la fiabilité de la marque
Un autre sujet en lien avec la satisfaction est la perte de crédibilité que subira notre entreprise si nous n’honorons pas les commandes fermes et que nous ne sommes pas en mesure de répondre aux attentes des clients.
Une faille de rupture de stock, même ponctuelle, peut entraîner un préjudice de l’image de marque sur le long terme. Corriger ce problème prendra du temps, il faudra une longue avant pour qu’un fonctionnement parfait et un respect total des livraisons et des délais parvienne à estomper le préjudice.
Conseils pour éviter ou prévenir les ruptures de stock
Maintenant que nous connaissons les causes principales des ruptures de stock, et les graves conséquences que celles-ci peuvent supposer pour le fonctionnement de l’entrepôt et la stabilité de l’entreprise, analysons maintenant les éléments que nous devons surveiller pour réduire le risque que la rupture de notre niveau de stock ne se produise :
Stock de sécurité
Tel que nous l’avons mentionné plus haut, le stock de sécurité est le niveau de marchandises stockées pour couvrir les imprévus (évolutions de la demande, retards dans les envois des fournisseurs, etc.). Une définition adéquate de ce niveau de stock peut anticiper la rupture de stock due à ces imprévus.
Lot optimal
Le concept de lot optimal fait référence à la quantité adéquate de marchandise à commander, afin d’optimiser au maximum chacune des commandes. C’est-à-dire, passer des commandes assez importantes pour rentabiliser les coûts fixes, tout en tenant compte des coûts de stockage que supposera le fait d’avoir cette marchandise en entrepôt.
S’il s’agit d’un produit qui, de par ses caractéristiques, comporte un risque élevé de subir une rupture de stock, il serait bon d’augmenter le lot de commande, quitte à voir augmenter le coût du stockage.
Point de commande ou de réapprovisionnement (ROP)
En plus de la quantité, il faudra définir le délai et la périodicité avec laquelle nous allons passer les commandes aux fournisseurs. Comme dans le lot optimal, on recherche un équilibre : passer le moins de commandes possibles pour réduire les frais, tout en évitant de disposer d’une quantité excessive de marchandises dans l’entrepôt.
Communication et relation avec les fournisseurs
Éviter une rupture de stock dans l’entrepôt ne dépendra pas uniquement de notre entreprise, le rôle des fournisseurs est fondamental. Tout retard, toute annulation ou tout contretemps de la part des fournisseurs affectera directement le stock de notre entreprise.
C’est pourquoi le choix des fournisseurs doit être fait en fonction de leur capacité de réponse, de leur flexibilité et de leurs délais de livraison. Il faudra en outre travailler la relation pour faire en sorte que la communication soit fluide et personnalisée afin de connaître à l’avance les retards ou les problèmes d’approvisionnement possibles.
Communication interne de l’entreprise
Dans certains cas, la rupture de stock se produit suite à des erreurs ou des défauts de communication interne de l’entreprise, et cela peut aisément être corrigé.
Cet aspect dépend pleinement de l’organisation de l’entreprise, et la solution est à trouver dans la mise en place d’un CRM ou système de gestion aveclequel tous les départements de l’entreprise partagent la même information actualisée.
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